Masraf Yönetimi 

Masraf Yönetimi modülü; çalışanlarınızın yaptığı yemek, yakıt, konaklama, kırtasiye gibi tüm harcamaları tek bir platform üzerinden kaydetmenizi, onay süreçlerini hızlandırmanızı ve giderlerinizi şeffaf bir şekilde takip etmenizi sağlar. Modül, şirketinizin işleyişine göre esnek şekilde yapılandırılabilir. Masraf kategorileri için maksimum tutar, günlük ve aylık limitler tanımlayabilir, belge ve açıklama zorunluluğu belirleyebilir, geçmişe dönük masraf giriş sürelerini ayarlayabilir ve tek veya iki kademeli onay akışı oluşturabilirsiniz. 

• Masraf Yönetimi modülü; Masraf Talepleri, Masraf Kategorileri ve Masraf Ayarları olmak üzere üç ekrandan oluşur. 

Masraf Talepleri 

Bu ekranda masraf taleplerinizi görüntüleyebilir, yeni talep oluşturabilir, talepleri onaylayabilir veya reddedebilir ve onaylanan masrafları ödendi olarak işaretleyebilirsiniz. 

• Ekrana ulaşmak için Modüller > Masraf Yönetimi > Masraf Talepleri adımlarını izleyiniz.
• Listede Rapor No, Başlık, Çalışan, Toplam Tutar ve Durum (Beklemede, Onaylandı vb.) bilgileri yer alır.
• Ulaşmak istediğiniz masraf talebini hızlıca bulmak için ekranın üst kısmında bulunan Ara alanını kullanınız.
• Benim Taleplerim seçeneğini aktif ettiğinizde yalnızca kendi taleplerinizi görüntüleyebilirsiniz. Bu seçenek kapalıyken yetkili olduğunuz tüm çalışanların kayıtları listelenir.
• Daha gelişmiş bir filtreleme yapmak için Filtrele butonuna tıklayınız. Açılan pencereden Firma Bilgileri, Çalışan Bilgileri, Çalışan gibi kriterleri seçiniz ve Uygula butonuna tıklayınız. Liste, seçtiğiniz filtrelere göre otomatik olarak güncellenir.
• Sık kullandığınız filtreleri kaydetmek için Bu Filtreleri Kaydet butonuna tıklayınız.
• Listedeki birden fazla kaydı silmek için ilgili kayıtların yanındaki kutucukları işaretleyiniz. Ardından İşlemler butonuna tıklayınız ve Sil seçeneğini seçiniz.
• Listenizi dışa aktarmak için Dışa Aktar butonuna tıklayınız. Listenizi CSV, XLSX, PDF veya görsel (PNG) formatında dışa aktarabilirsiniz.

Listedeki bir kayıt üzerinde işlem yapmak için ilgili satırın İşlemler sütununda bulunan ikona tıklayınız. Açılan menüde aşağıdaki seçenekler yer alır: 

• Detaylar: Masraf talebinin detaylarını görüntüleyebilir, talebi bu ekrandan onaylayabilir veya reddedebilirsiniz.
• Düzenle: Masraf talebinin bilgilerini güncelleyebilirsiniz.
• Gönder: Taslak olarak kaydedilmiş veya reddedilmiş bir raporu onaya gönderebilirsiniz.
• Sil: Masraf talebini silebilirsiniz. 

Yeni Masraf Talebi Oluştur 

• Ekranda bulunan Masraf Talebi Oluştur butonuna tıklayınız. 

• Açılan ekranda Başlık, Para Birimi, İlgili Seyahat, Açıklama, Masraf Kalemleri ve Belgeler alanlarını doldurunuz.
• Talebe yeni bir masraf kalemi eklemek için Kalem Ekle butonuna tıklayınız.
• Tüm zorunlu alanları doldurduktan sonra talebinizi daha sonra tamamlamak üzere kaydetmek için Taslak Kaydet butonuna, doğrudan onaya göndermek için Kaydet ve Gönder butonuna tıklayınız. 

Masraf Onayları 

Onay bekleyen masraf taleplerini değerlendirmek için Masraf Onayları sekmesine geçiş yapınız. İlgili talebin İşlemler sütunundaki üç nokta ikonuna tıklayınız ve tercihinize göre Onayla veya Reddet seçeneğini seçiniz. 

Masraf Finans 

Durumu Onaylandı olan masrafları ödendi olarak işaretlemek için Masraf Finans sekmesine geçiş yapınız. İlgili masrafın İşlemler sütunundaki üç nokta ikonuna tıklayınız ve Ödendi Olarak İşaretle seçeneğini seçiniz.

Masraf Kategorileri 

Sistemde tanımlı masraf kategorilerinizi görüntüleyebilir, düzenleyebilir, silebilir ve yeni kategori ekleyebilirsiniz. 

• Bu ekrana ulaşmak için Modüller > Masraf Yönetimi > Masraf Kategorileri adımlarını izleyiniz.
• Listede Kategori, Kod, Maksimum Tutar, Günlük Limit, Aylık Limit ve Durum bilgileri yer alır.
• Aradığınız kategoriye hızlıca ulaşmak için Kategori Ara alanını kullanınız.
• Düzenlemek istediğiniz kategorinin bulunduğu satırın en sağındaki üç nokta ikonuna tıklayınız. Düzenle seçeneğini seçiniz. Açılan pencerede ilgili alanları güncelleyiniz. Güncellemeleri tamamladıktan sonra Kaydet butonuna tıklayınız.
• Silmek istediğiniz kategorinin bulunduğu satırın en sağındaki üç nokta ikonuna tıklayınız ve Sil seçeneğini seçiniz. 

• Sistemde hazır olarak bulunan masraf kategorilerini kullanmak için ekranın üst kısmında bulunan Varsayılan Kategoriler butonuna tıklayınız. Açılan listeden istediğiniz kategorileri seçerek yükleyiniz. Yüklediğiniz kategorileri dilediğiniz zaman silebilirsiniz.

Yeni Kategori Oluştur 

• Kategori Oluştur butonuna tıklayınız.

• Açılan ekranda Kategori, Kod, Maksimum Tutar, Günlük Limit, Aylık Limit ve Ödeme Yöntemi bilgilerini giriniz.
• İhtiyacınıza göre Aktiflik, Açıklama Zorunluluğu ve Belge Zorunluluğu seçeneklerini aktif ediniz.
• Kaydet butonuna tıklayınız. 

Not: Maksimum Tutar, bir masraf kalemi için girilebilecek en yüksek tutarı ifade eder. 

Masraf Ayarları 

• Bu ekranda masraf süreçlerinizin genel kurallarını belirleyebilirsiniz. Ekrana ulaşmak için Modüller > Masraf Yönetimi > Masraf Ayarları adımlarını izleyiniz.
• Açılan ekranda Varsayılan Para Birimi, İkinci Onay Eşiği ve Geçmişe Dönük Maksimum Gün ayarlarını yapınız.
• İhtiyacınıza göre Belge Zorunlu, İkinci Onay Zorunlu, Gelecek Tarihe İzin Ver ve Hafta Sonu Masrafa İzin Ver seçeneklerini aktif veya pasif duruma getiriniz.
• Ayarlarınızı kaydetmek için Kaydet butonuna tıklayınız. 

Not: İkinci Onay Eşiği, belirlediğiniz tutarın üzerindeki masrafların ikinci bir onaydan geçmesini sağlar. Geçmişe Dönük Maksimum Gün ayarı ise çalışanların kaç gün öncesine ait masrafları sisteme girebileceğini belirler.