Çalışan Yönetimi

Paydoss’ta yer alan Çalışanlar sayfası; sistemde kayıtlı çalışanların listelendiği, yeni çalışan eklenmesinin yapılabildiği, çalışanlara ait kişisel ve çalışma bilgilerinin görüntülenip düzenlenebildiği alandır.

1. Yeni Çalışan Ekleme

Sisteme yeni bir çalışan eklemek için Çalışan Yönetimi sayfasından Çalışan Ekle butonuna tıklayınız. İsteğe bağlı olarak çalışana bir profil resmi de ekleyebilirsiniz.

Kişisel Bilgiler: Çalışanın Adı, Soyadı, Telefon Numarası, T.C. Kimlik Numarası, Doğum Tarihi, Cinsiyet ve E-posta bilgilerini giriniz. Bu bilgiler çalışanın sistem üzerindeki temel profil bilgilerini oluşturmaktadır.

Kullanıcı Bilgileri: Çalışanın web veya mobil uygulamaya giriş yaparken kullanacağı Kullanıcı Adı ve Şifre’sini tanımlayınız.

Çalışan Bilgileri: Çalışanın genel ve organizasyon bilgileri bu alandan girilmektedir.
- Genel Bilgiler: Yetki Grubu, İşe Giriş Tarihi, Vardiyalar, İzin Grubu, Sicil Numarası ve Dahili Telefon bilgilerini doldurunuz.
- Organizasyon Bilgileri: Firma, Şube, Departman, Takım, Pozisyon ve Ünvan bilgilerini seçip, gerekli ise açıklama ekleyerek İleri butonuna tıklayınız.

Kart Bilgileri: Çalışanın giriş- çıkış yöntemi bu alandan belirlenmektedir. Mobil uygulama kullanımı için QR kod seçimi yapınız. Eğer çalışanın fiziksel bir kartı mevcutsa Fiziksel sekmesinden ilgili kart seçimini gerçekleştirip Kaydet butonuna tıklayınız.

2. Çalışan Listesi İşlemleri

Çalışan Listesinin Dışa Aktarılması

Çalışan listesi üzerinde firma, çalışan bilgileri ve cihaz bilgileri gibi kriterlere göre gelişmiş filtreleme yapabilirsiniz. Filtrelediğiniz ya da seçtiğiniz çalışan verilerini CSV, XLSX, PDF veya Görsel (PNG) formatlarında dışa aktarmak için Dışa Aktar butonunu kullanınız.

Karşıdan Çalışan Listesi Yüklenmesi (Toplu Çalışan Ekleme)

Sisteme toplu bir şekilde çalışan yüklemek için aşağıdaki adımları takip ediniz.

1.Sağ üst köşede bulunan üç nokta sembolüne tıklayınız.

2. Karşıdan Yükle seçeneğine tıklayınız.

3. Açılan pencereden öncelikle Hazır Şablon'u indiriniz.

4. Kendi çalışan bilgilerinize göre düzenlediğiniz bu Excel dosyasını sisteme yüklemek için Yükle alanından dosyayı seçip İleri butonuna tıklayınız.

5. Açılan pencereden, Excel dosyasındaki bilgiler ile sistemdeki alanları eşleştiriniz ve Yükle butonuna tıklayınız.

Çalışan Listesinin Özelleştirilmesi

Çalışanlar sayfasında listelenen sütunları kişiselleştirmek listeye yeni alanlar eklemek veya çıkarmak için;

1.Ekranın sağ üst köşesinde yer alan üç nokta sembolüne tıklayınız.

2.Özelleştir seçeneğini seçiniz.

3.Listede görmek istediğiniz bilgileri işaretleyip, görmek istemediklerinizi kaldırınız.

4.Uygula butonuna tıklayarak değişiklikleri kaydediniz.

Çalışan Listesinin Toplu Olarak Güncellenmesi

Sayfa üzerinde birden fazla çalışan için aynı anda işlem yapabilirsiniz. Güncelleme yapacağınız çalışanları sol taraflarındaki kutucuklardan seçerek İşlemler listesinden gerçekleştirmek istediğiniz eylemi seçiniz.

Seçilenleri Sil
Vardiya Değiştir
Departman Değiştir
Pozisyon Değiştir
Durum Değiştir
Kart Yetkilerini Güncelle

3. Mevcut Çalışanların Düzenlenmesi

Çalışan bilgilerinde değişiklik yapılması gerektiğinde çalışan detay sayfası kullanılmaktadır. Çalışan Yönetimi sayfasına gidiniz. Arama çubuğunu veya filtre alanlarını kullanarak ilgili çalışanı bulunuz. Çalışanın adına tıklayarak detay sayfasını açabilir ve gerekli düzenlemeleri gerçekleştirebilirsiniz.

Çalışan detay sayfasından yönetebileceğiniz işlemler şunlardır:

a. Kişisel ve Organizasyon Bilgilerinin Güncellenmesi

Kişi detay sayfasında bulunan Düzenle butonuna tıklayınız.
Bu ekranda ayrıca çalışana ait Kalan Yıllık İzin Hakkını ve Son Hareketlerini detaylı bir şekilde görüntüleyebilirsiniz.

Açılan ekranda gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra Kaydet butonuna tıklayınız.

b. Çalışan İlişik Kesme İşlemi (İşten Çıkarma)

Çalışanın işten ayrılması durumunda ilişik kesme işlemi bu ekran üzerinden gerçekleştirilebilir. Bunun için çalışan detay ekranında bulunan İşten Çıkar butonuna tıklayınız. Açılan ekranda İşten Çıkış Tarihini ve Açıklama bilgisini girdikten sonra işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

c. Yıllık İzin Takibi

Çalışanınıza belirli yıl aralıkları için hak ediş izin süreleri ekleyebilirsiniz. Bunun için Ekle butonuna tıklayınız.
Çalışanın geçmişte kullandığı izinleri, bu izinlere ait tarih ve açıklama gibi detayları buradan görüntüleyebilir ve isterseniz dışa aktarabilirsiniz.

ç. Giriş Yetkileri

Kart Bilgileri: Çalışanınıza fiziksel bir kart atamak için Kart Ata butonunu kullanınız. Açılan ekrandan eklemek istediğiniz Kart Tipini seçerek ekleme işlemini gerçekleştiriniz. Eklenen kartları yine bu alandan düzenleyebilir veya silebilirsiniz.

Yüz Okuma Bilgileri: Bu alandaki yetkileri düzenleyebilmek için Paydoss ile uyumlu bir yüz tanıma cihazına ihtiyacınız bulunmaktadır. Cihaz tanımlamaları ve detaylı bilgi için Paydoss destek ekibi ile iletişime geçebilirsiniz.

Kapı Geçiş Şifresi: Çalışanın fiziksel geçiş kontrol cihazlarında kullanabileceği kişiye özel kapı geçiş şifresini bu alandan belirleyip kaydedebilirsiniz.

d. Kullanıcı Yetkilendirmesi

Yetki Grubu: Çalışanın web veya mobil uygulamada hangi ekranları görebileceğini ve hangi işlemleri yapabileceğini (rolünü) belirler. Yeni bir yetki grubu eklemek için + butonuna tıklayınız. Mevcut yetki grubunu düzenlemek için ise Ayarlar butonuna tıklayınız.

Yöneticilik Atamaları: Çalışanınızı sistemde bir birime (departman, şube vb.) yönetici olarak atamak için Yeni Atama Ekle butonuna tıklayınız. Açılan ekranda Birim Tipi seçimini yapıp, görevin Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi bilgilerini girerek Ekle butonuna tıklayınız.

Not: Başlangıç ve bitiş tarihi belirtilirse kullanıcı belirlenen süre boyunca vekâleten yönetici olarak görev yapar. Kalıcı yöneticiler için tarih bilgisi girilmesine gerek yoktur.

Cihaz Yetkileri: Bu bölümde çalışana yetki verilebilecek cihazlar listelenir.

Önemli Not: Bir çalışana cihaz yetkisi verilebilmesi için öncelikle o çalışanın sistemde Yönetici olarak atanmış olması gerekmektedir.

e. Belge Yükleme

Çalışana ait belgeleri yüklemek için Belge Yükle butonuna tıklayınız.
Yüklemek istediğiniz belgeyi seçiniz, belgenin Yükleme Tarihini ve Açıklamasını girerek Yükle butonuna tıklayınız.
Daha önce yüklenmiş belgeleri dilediğiniz zaman bilgisayarınıza indirebilir veya sistemden silebilirsiniz.

f. Kullanıcı Yönetimi

Kullanıcı ayarları bölümünden Kullanıcı Adı ve Şifre bilgilerini güncelleyebilir ve yapılan değişiklikleri kaydedebilirsiniz.
Ayrıca Son Erişilen Cihazlar alanından, çalışanın hesabına son erişim sağladığı cihazların teknik detaylarına ulaşabilirsiniz.

g. Kullanıcı İşlem Geçmişi

Bu ekranda çalışanların sistem üzerinde gerçekleştirdiği tüm işlemler; Tarih, Durum ve Özellik bazında listelenir.
Dilerseniz bu işlem geçmişi dökümünü Dışa Aktar butonunu kullanarak indirebilirsiniz.